Rajiv Singh v. Oriental Insurance Company Ltd and Ors

JAGMOHAN BANSAL, J. (Oral)

1.k    The petitioner through instant petition under Articles 226/227 of the Constitution of India is seeking setting aside of order dated 10.03.2016 (Annexure P-21) passed by the appellate authority and order dated 14.05.2015 (Annexure  P-19)  whereby  he  has  been  removed  from  service  without disqualification from future employment.

2.k    The  petitioner  joined  respondent-Oriental  Fire  &  General Insurance Company on 21.06.1977. He was confirmed w.e.f. 01.07.1981 vide order dated 19.10.1981. After completing 31 years and 9 months of service, he  decided  to  avail  benefit  of  Voluntary  Retirement  Scheme.  He  filed  an application  dated  31.03.2009  seeking  voluntary  retirement.  The  said application was never rejected by competent authority, however, petitioner was asked to submit certain documents which he did not. On account of non-CWP-13565-2016                                -2-

submission  of  documents,  the  respondent  made  up  its  mind  to  treat  him 'absent from duty' and initiate departmental proceedings. An Enquiry Officer was  appointed  by  Regional  Manager  who  claimed  himself  as  disciplinary authority.  The  Enquiry  Officer  inquired  into  the  matter  and  submitted  his report dated 13.10.2011 (Annexure R-26). The Regional Manager accepted findings  of  the  Enquiry  Officer  and  called  upon  the  petitioner  to  file  his response. The said authority vide order dated 25.10.2013 (Annexure P-18) imposed penalty of removal from service without disqualification from future employment. The petitioner preferred an appeal before the appellate authority which  came  up  for consideration before  General  Manager who vide order dated  27.02.2015  concluded  that  Regional  Manager  was  not  competent authority to pass order of removal from service. The said authority remanded the  matter  back  for  fresh  order  to  be  passed  by  competent  authority.  The matter came up for consideration before Deputy General Manager who vide order dated 14.05.2015 (Annexure P-19) ratified order passed by Regional Manager. The petitioner unsuccessfully preferred an appeal before appellate authority.

3.k    Learned  counsel  for  the  petitioner  submits  that  appellate authority  vide  order  dated  27.02.2015  remanded  the  matter  back  to  the disciplinary authority, however, copy of said order was never communicated to the petitioner. The Deputy General Manager who was competent authority passed  a  fresh  order,  however,  he  simply  ratified  order  passed  by  an incompetent officer.  He did not even issue notice to the petitioner and invited his comments. From the perusal of subsequent order, it is evident that it is reiteration of previous order. The disciplinary authority was duty bound to CWP-13565-2016                                -3-

invite comments from the petitioner and pass a speaking & reasoned order instead of reiterating earlier findings.

4.k    The petitioner served respondent for almost 32 years and was eligible for voluntary retirement because minimum required service was 20 years. The respondent could reject application of the petitioner within 90 days, however,  it  asked  him  to  submit  documents  relating  to  his  property  and application in the prescribed form. The respondent did not reject application of the petitioner and issued charge sheet alleging 'absence from duty'.

5.k    Per contra, learned counsel for the respondents submits that the petitioner concededly submitted application seeking voluntary retirement on

31.03.2009,  however,  he  neither  submitted  property  details  nor  filed application in the prescribed pro forma, thus, he was treated as 'absent from duty' and impugned orders came to be passed. He conceded that disciplinary authority i.e. Deputy General Manager while passing impugned order did not invite comments from the petitioner and the order was passed in his absence.

6.k    I have heard the arguments of learned counsels for both sides and perused the record with their able assistance.

7.k    The  conceded  position  emerging  from  the  record  is  that  the petitioner  joined  service  on  21.06.1977  and  he  submitted  his  application seeking  voluntary  retirement  on  31.03.2009.  Meaning  thereby,  he  served respondent  for  almost  32  years.  As  per  Rule  30  of  General  Insurance (Employees) Pension Scheme, 1995 (for short '1995 Scheme'), an employee after completing 20 years of service may apply for voluntary retirement. The appointing authority may reject application within 90 days from the date of CWP-13565-2016                                -4-

receipt of application. The petitioner did not work after 31.03.2009. No dues were  outstanding  against  him.  He  was  not  involved  in  any  case.  Neither departmental nor criminal proceeding was pending against him.

8.k    Rule 30 of 1995 Scheme permits voluntary retirement which is reproduced as under:-"30. Pension on voluntary retirement-

(1)    At any time after an employee has completed twenty years of qualifying service, he may, by giving notice of not less than ninety  days,  in  writing  to  the  appointing  authority,  retire from service: Provided  that  this  sub-paragraph  shall  not  apply  to  an employee  who  is  on  deputation  unless  after  having  been transferred  or  having  returned  to  India  he  has  resumed charge of the post in India and has served for a period of not less than one year: Provided further that this sub-paragraph shall not apply to an  employee  who  seeks  retirement  from  service  for  being absorbed permanently in an autonomous body or a public sector undertaking to which he is on deputation at the time of seeking voluntary retirement.

(2)    The  notice  of  voluntary  retirement  given  under  sub-paragraph  (1)  shall  require  acceptance  by  the  appointing authority: Provided that where the appointing authority does not refuse to grant the permission for retirement before the expiry of the period specified in the said notice, the retirement shall become effective from the date of expiry of the said period." [Emphasis Supplied] CWP-13565-2016                                -5-

From  the  perusal  of  aforesaid  Rule,  it  comes  out  that  an employee, at any time after completing 20 years of service, may apply for voluntary retirement. At that point of time, he should not be on deputation or absorbed permanently in autonomous body or a public sector undertaking. The appointing authority may reject application seeking voluntary retirement within 90 days and if it does not refuse to grant permission, the retirement shall become effective from the date of expiry of 90 days.

9.k    In  the  case  in  hand,  the  petitioner  filed  application  seeking voluntary retirement on 31.03.2009. The said application was never rejected leaving aside within 90 days. The respondent asked the petitioner to supply certain information which he did not. The appointing authority on the ground of non-submission of documents could reject his application but this course was not adopted. Proviso to Sub-Rule (2) of Rule 30 of the 1995 Scheme clearly provides that if application is not rejected within 90 days, it shall be deemed  to  be  accepted.  The  respondent  within  90  days  did  not  reject application of the petitioner seeking voluntary retirement. A fortiori he retired on the expiry of 90 days from 31.03.2009.

10.k    It is settled proposition of law that a substantial benefit cannot be denied on technical or procedural grounds. The rules create substantial right to seek voluntary retirement on completion of 20 years service. Learned counsel for the respondent vehemently pleaded that the petitioner did not submit his property details so authorities could not decide application of the petitioner. Neither any criminal or civil proceeding was pending against him nor was any amount  outstanding  against  him.  The  respondent  could  deny  claim  of  the petitioner had some proceeding been pending against him. In the absence of CWP-13565-2016                                -6-

any  pending  proceeding,  his  claim  could  not  be  rejected  on  technical  or procedural  grounds.  It  is  not  case  of  the  respondents  that  petitioner  was involved in misappropriation of funds or he had made property out of illegal means. In the absence of any such allegation, the substantial benefit could not be denied on procedural or technical grounds.

11.k    The respondent, at the most, on account of non-submission of documents could impose some minor penalty whereas it initiated proceedings for major penalty which culminated in removal from service. The petitioner was admittedly eligible for voluntary retirement and he did not work after

31.03.2009  because  he  had  already  filed  application  seeking  voluntary retirement.  His  status  after  30.06.2009  was  of  a  retiree  and  respondent initiated proceedings for major penalty on 06.10.2010. The respondent has treated a retired employee absent from duty. An employee who stands retired cannot be treated as absent from duty. The respondent's action of imposing penalty of removal from service cannot be justified in the eye of law and equity.

12.k    The  respondent  issued  charge  sheet  which  was  followed  by departmental  inquiry.  The  petitioner  concededly  did  not  work  after

31.03.2009 i.e. date of his application seeking voluntary retirement. As he had already  applied  for  voluntary  retirement,  there  was  no  question  to  work, nevertheless, respondent treated him 'absent from duty' and by way of charge sheet  and  inquiry  report  concluded  that  he  was  'absent  from  duty'.  The Enquiry Officer was appointed by Regional Manager who claimed himself disciplinary authority. The appellate authority set aside order of disciplinary authority on the ground that he was not competent/appointing authority. The CWP-13565-2016                                -7-

Enquiry Officer was appointed by Regional Manager, thus, the appointment of Enquiry Officer itself was bad in the eye of law because an incompetent authority cannot make further appointment(s).

13.k    The matter does not rest here. The appellate authority remanded the  matter  with  an  observation  that  fresh  order  be  passed  by  competent authority. The relevant extracts of order dated 27.02.2015 passed by appellate authority read as under:- "AND  WHEREAS  the  undersigned  being  the  Appellate Authority after having gone through the Charge sheet, written statement  of  defence  submitted  by  Charged  Officer,  Enquiry Report,  Penalty  Order,  Appeal  Representation  and  all connected  records  of  the  case  observes  that  there  is  no infirmity in the enquiry proceedings and findings of the Enquiry Officer. However, it is observed that the Penalty order dated

25.10.2013  was  signed  by  the  Regional  Manager  being Disciplinary  Authority,  that  the  appointment  letter  dated

11.07.1977  of  the  appellant  was  signed  by  the  then  AGM (Northern Regional). Although, the Disciplinary Authority for the cadre of Development Officer is Manager (Scale IV), the order  of  "Removal  from  Services"  can  not  be  issued  by  an authority lower than the appointing authority. Accordingly, the order of "Removal..." should have been issued by an officer in the cadre of DGM (Scale VI) or above. THEREFORE in view of  the  above  facts,  the  undersigned  remit  the  case  with  the directions  to  place  the  matter  before  the  appropriate disciplinary authority for passing the appropriate orders. The appropriate  Disciplinary  Authority  must  go  by  evidence  on record  and  reach  objective  conclusion.  Thus,  irrespective  of findings  of  Enquiry  Officer,  the  appropriate  Disciplinary Authority who is now responsible for finalizing this case must find out for itself that there exists sufficient evidence linking the charged officer with the alleged misconduct." CWP-13565-2016                                -8-

From  the  perusal  of  aforesaid,  it  is  evident  that  appellate authority directed the disciplinary authority to go into the evidence on record and  reach objective conclusion.  It  was  further  directed that irrespective of findings of Enquiry Officer, the competent authority would find out whether there exists sufficient evidence linking the charged officer with the alleged misconduct. The fresh order came to be passed by Deputy General Manager who  did  not  think  it  appropriate  to  invite  comments  of  the  petitioner.  He thought  it  appropriate  to  pass  a  fresh  order  just  by  reiterating  findings  of earlier authority. He did not grant opportunity of hearing to the petitioner. The relevant  extracts  of  order  dated  14.05.2015  passed  by  Deputy  General Manager read as:-"AND  WHEREAS  the  undersigned  being  the  Competent Authority after having gone through the Charge sheet, written statement  of  defence  submitted  by  Charged  Officer,  Enquiry Report and all connected records of the case observes that Sh. Mehta abandoned duty from 01.04.2009 after visiting office on that date. All formalities for applying for VRS were not fulfilled by him despite repeated reminders and attempts made by the Branch Office. Sh. Mehta did not even bothered to attend the enquiry. The cover note books were called back from him only after he stopped attending office. He never represented to the higher  authorities  that  he  was  not  being  allowed  to  attend office. The justification given by Sh. Mehta for not attending office is an after thought and not acceptable. Therefore  keeping  in  view  the  facts  stated  above  the undersigned find the penalty imposed on Sh. Rajiv Mehta vide order dated 25.10.2013 is in order and hence, the undersigned ratify  the  order  dated  25.10.2013  imposing  the  penalty  of "Removal from Services which shall not be a disqualification for future employment." CWP-13565-2016                                -9-

From  the  perusal  of  above  order,  it  comes  out  that  Deputy General  Manager  has  opted  to  ratify  order  passed  by  an  incompetent authority. He did not think it appropriate to independently examine evidence on record and pass a fresh order whereas he has opted to ratify earlier order. He did not even find it appropriate to invite comments of petitioner and grant him opportunity of hearing. The endeavour of Deputy General Manager was to substitute signature of Regional Manager. It amounts to gross violation of principles of natural justice. The approach of disciplinary authority cannot be approved  by  any  standard  or  yardstick  of  legal  principles.  The  order  is patently bad in the eye of law.

14.k    In  the  wake  of  above  facts  and  findings,  this  Court  is  of  the considered  opinion  that  present  petition  deserves  to  be  allowed  and accordingly allowed. The respondents are directed to release retiral benefits of the petitioner within three months from today.

15.k    It is made clear that petitioner as conceded shall not be entitled to interest on arrears.

(JAGMOHAN BANSAL) JUDGE

01.04.2024 Mohit Kumar

CWP-13565-2016 -1- IN THE HIGH COURT OF PUNJAB AND HARYANA AT CHANDIGARH 210 CWP-13565-2016 Date of Decision: 01.04.2024 Rajiv Singh …Petitioner Versus Oriental Insurance Company Ltd. and others ...Respondents CORAM: HON'BLE MR. JUSTICE JAGMOHAN BANSAL Present:- Mr. S.P. Laler, Advocate and Mr. Shubham Saroha, Advocate for the petitioner Mr. S.S. Sidhu, Advocate for the respondents ***