Arpan Sandhir v. Tejal Singla

SUDHIR SINGH, J.(ORAL)

The present appeal has been preferred against the order dated 02.07.2024 by which the appellant, who is residing abroad, has been  denied  to  appear  in  the  proceedings  before  the  Family  Court through Video Conferencing. The learned counsel for the appellant has relied upon a Notification bearing No.670 dated 21.05.2020 issued by the Registrar General of this Court directing all the District Courts to follow Model FAO-3745-2024                                                                       ::2:: Rules  on  Video  Conferencing  received  from  the  Hon'ble  Supreme Court of India, which is as follows:-"Part-H- :Video Conferencing Rules' Pursuant to the 'Model Rules on Video Conferencing' sent by Hon'ble the Supreme Court of India, the High of Punjab and Haryana here by makes the following rules:-

Preface Whereas it is expedient to consolidate, unify and streamline the procedure relating to use of video conferencing for Courts; and In  exercise  of  its  powers  under Articles  225  and  227  of  the Constitution of India, the High Court of of Punjab and Haryana, at Chandigarh makes the following Rules. Chapter I ? Preliminary

1.   These Rules shall be called the "Rules for Video Conferencing for Courts".

(i)   These Rules shall apply to such courts or proceedings or classes of courts or proceedings and on and from such date as the High Court may notify in this behalf.

(ii)   These  Rules  shall  come  into  force  w.e.f.  the  date  of notification.

2.   Definitions In these Rules, unless the context otherwise requires:

(i) "Advocate" means and includes an advocate entered in any roll maintained under the provisions of the Advocates Act, 1961 and  shall  also  include  government  pleaders/advocates  and officers of the department of prosecution.

(ii) "Commissioner" means a person appointed as commissioner under the provisions of Code of Civil Procedure, 19081 , or the Code of Criminal Procedure, 19732 , or any other law in force.

(iii)  "Coordinator"  means  a  person  nominated  as  coordinator under Rule 5. FAO-3745-2024                                                                       ::3::

(iv) "Court" includes a physical Court and a virtual Court or tribunal.

(v) "Court Point" means the Courtroom or one or more places where the Court is physically convened, or the place where a Commissioner  or  an  inquiring  officer  holds  proceedings pursuant to the directions of the Court.

(vi)  "Court  User"  means  a  user  participating  in  Court proceedings through video conferencing at a Court Point.

(vii)  "Designated  Video  Conferencing  Software"  means software  provided  by  the  High  Court  from  time  to  time  to conduct video conferencing.

(viii)  "Exceptional  circumstances"  include  illustratively  a pandemic, natural calamities, circumstances implicating law and order  and  matters  relating  to  the  safety  of  the  accused  and witnesses.

(ix)  "Live  Link"  means  and  includes  a  live  television  link, audio-video electronic means or other arrangements whereby a witness,  a  required  person  or  any  other  person  permitted  to remain present, while physically absent from the Courtroom is nevertheless  virtually  present  in  the  Courtroom  by  remote communication using technology to give evidence and be cross-examined.

(x) "Remote Point" is a place where any person or persons are required to be present or appear through a video link.

(xi)  "Remote  User"  means  a  user  participating  in  Court proceedings through video conferencing at a Remote Point.

(xii) "Required Person" includes: a. the person who is to be examined; or b. the person in whose presence certain proceedings are to be recorded or conducted; or c. an Advocate or a party in person who intends to examine a witness; or d. any person who is required to make submissions before the Court; or e. any other person who is permitted by the Court to appear VINAY MAHAJAN I attest to the accuracy and  through video conferencing. FAO-3745-2024                                                                       ::4::

(xiii) "Rules" shall mean these Rules for Video Conferencing for Courts and any reference to a Rule, Sub-Rule or Schedule shall be a reference to a Rule, Sub-Rule or Schedule of these Rules. Chapter II - General Principles

3. General Principles Governing Video Conferencing

(i) Video conferencing facilities may be be used at all stages of judicial proceedings and proceedings conducted by the Court.

(ii)  All  proceedings  conducted  a  Court  by  way  of  video conferencing shall be judicial proceedings and all the courtesies and protocols applicable to a physical Court shall apply to such virtual proceedings. The protocol provided in Schedule I shall be  adhered  to  for  proceedings  conducted  by  way  of  video conferencing.

(iii)  All  relevant  statutory  provisions  applicable  to  judicial proceedings including provisions of the CPC, CrPC, Contempt of Courts Act, 1971, Indian Evidence Act, 1872 ( abbreviated hereafter as the Evidence Act), and Information Technology Act, 2000  (abbreviated  hereafter  as  the  IT  Act),  shall  apply  to proceedings conducted by video conferencing.

(iv)  Subject  to  maintaining  independence,  impartiality  and credibility of judicial proceedings, and subject to such directions as  the  High  Court  may  issue,  Courts  may  adopt  such technological advances as may become available from time to time.

(v) The Rules as applicable to a Court shall mutatis mutandis apply  to  a  Commissioner  appointed  by  the  Court  to  record evidence and to an inquiry officer conducting an inquiry.

(vi) There shall be no unauthorised recording of the proceedings by any person or entity.

(vii) The person  defined  in  Rule  2(xii) shall  provide  identity proof  as  recognised  by  the  Government  of  India/State Government/Union Territory to the Court point coordinator via personal email. In case identity proof is not readily available the person concerned shall furnish the following personal details: name,  parentage  and  permanent  address,  as  also,  temporary address if any. I attest to the accurac y and FAO-3745-2024                                                                       ::5::

4. Facilities recommended for Video Conferencing The  following  equipment  is  recommended  for  conducting proceedings  by  video  conferencing  at  the  Court  Point  and  at  the Remote Point:

(i) Desktop, Laptop, mobile devices with internet connectivity and printer;

(ii) Device ensuring uninterrupted power supply;

(iii) Camera;

(iv) Microphones and speakers;

(v) Display unit;

(vi) Document visualizer;

(vii) Provision of a firewall;

(viii) Adequate seating arrangements ensuring privacy;

(ix) Adequate lighting; and

(x) Availability of a quiet and secure space

5. Preparatory Arrangements

5.1 There shall be a Coordinator both at the Court Point and at the  Remote  Point  from  which  any  Required  Person  is  to  be examined or heard. However, Coordinator may be required at the Remote Point only when a witness or a person accused of an offence is to be examined.

5.2 In the civil and criminal Courts falling within the purview of the district judiciary, persons nominated by the High Court or the  concerned  District  Judge,  shall  perform  the  functions  of Coordinators at the Court Point as well as the Remote Point as provided in Rule 5.3.

5.3 The  Coordinator  at the  Remote  Point  may  be  any of  the following:

Sub  Where  the  Advocate  or The  Remote  Point Rule  Re?uired  Person  is  at  the Coordinator shall be:-following Remote Point:-

5.3.1   Overseas   An official of an Indian Consulate / the relevant Indian  Embassy  /  the relevant  High Commission of India

5.3.2  Court  of  another  state  or  Any authorized official union  territory  within  the nominated  by  the territory of India  concerned  District Judge of High Court, as 2024.10.15 15:18 the case may be. FAO-3745-2024                                                                       ::6::

5.3.3  Mediation  Centre  or  office Any  authorized  person of  District  Legal  Services official  nominated  by Authority  (including  Taluka the  Chairperson  or Legal Services Committee)  Secretary  of  the concerned  District Legal  Services Authority.

5.3.4    Jail or prison  The  concerned  Jail Superintendent  or Officer in-charge of the prison

5.3.5  Hospitals  administered  by Medical Superintendent the Central Government, the or an official authorized State  Government  or  local by them or the person in bodies  charge  of  the  said hospital

5.3.6  Observation  Home,  Special  The  Superintendent  or Home,  Children's  Home, Officer in charge of that Shelter  Home,  or  any child  facility  or  an institution  referred  to  as  a official  authorized  by child  facility  (collectively them. referred to as child facilities) and  where  the  Required Person  is  a  juvenile  or  a child or a person who is an inmate of such child facility.

5.3.7  Women's  Rescue  Homes, The  Superintendent  or Protection  Homes,  Shelter Officers  In-charge  of Homes, Nari Niketans or any the women's facility or institution  referred  to  as  a an  official  authorized women's  facility by them. (collectively  referred  to  as women's facilities).

5.3.8  In  custody,  care  or The  Superintendent  or employment  of  any  other Officers  in-charge  of government  office, the  institutional  facility organization  or  institution or an official authorized (collectively  referred  to  as by them. institutional facilities).

5.3.9   Forensic Science Lab  The  Administrative officer  in-charge  or their nominee

5.3.10  In case of any other location  The  concerned  Court may appoint any person deemed  fit  and  proper who  is  ready  and willing  to  render  their 2024.10.15 15:18 services  as  a FAO-3745-2024                                                                       ::7:: Coordinator  to  ensure that the proceedings are conducted  in  a  fair, impartial  and independent  manner and  according  to  the directions issued by the Court in that behalf

5.4   When a Required Person is at any of the Remote Points mentioned in Sub Rules 5.3 and video conferencing facilities are not available at any of these places the concerned Court will formally  request  the  District  Judge,  in  whose  jurisdiction  the Remote Point is situated to appoint a Coordinator for and to provide  a  video  conferencing  facility  from  proximate  and suitable Court premises.

5.5 The Coordinators at both the Court Point and Remote Point shall ensure that the recommended requirements set out in Rule 4  are  complied  with,  so  that  the  proceedings  are  conducted seamlessly.

5.6 The Coordinator at the Remote Point shall ensure that:

5.6.1 All Advocates and/or Required Persons scheduled to appear in a particular proceeding are ready at the Remote Point  designated  for  video  conferencing  at  least  30 minutes before the scheduled time.

5.6.2 No unauthorised recording device is used.

5.6.3 No unauthorised person enters the video conference room when the video conference is in progress.

5.6.4  The  person  being  examined  is  not  prompted, tutored, coaxed, induced or coerced in any manner by any person and that the person being examined does not refer to any document, script or device without the permission of the concerned Court during the course of examination.

5.7  Where  the  witness  to  be  examined  through  video conferencing requires or if it is otherwise expedient to do so, the Court  shall  give  sufficient  notice  in  advance,  setting  out  the schedule of video conferencing and in appropriate cases may transmit non- 8 editable digital scanned copies of all or any part of the record of the proceedings to the official email account of FAO-3745-2024                                                                       ::8:: the Coordinator of the concerned Remote Point designated in accordance with Rule 5.3.

5.8  Before  the  scheduled  video  conferencing  date,  the Coordinator at the Court Point shall ensure that the Coordinator at the Remote Point receives certified copies, printouts or a soft copy of the non-editable scanned copies of all or any part of the record  of  proceedings  which  may  be  required  for  recording statements or evidence, or for reference. However, these shall be permitted  to  be  used  by  the  Required  Person  only  with  the permission of the Court.

5.9 Whenever required the Court shall order the Coordinator at the Remote Point or at the Court Point to provide -

5.9.1 A translator in case the person to be examined is not conversant with the official language of the Court.

5.9.2 An expert in sign languages in case the person to be examined is impaired in speech and/or hearing.

5.9.3 An interpreter or a special educator, as the case may be, in case a person to be examined is differently abled, either temporarily or permanently.

Chapter III - Procedure for Video Conferencing

6. Application for Appearance, Evidence and Submission by Video Conferencing:

6.1 Any  party  to  the  proceeding  or  witness,  save  and  except where proceedings are initiated at the instance of the Court, may move  a  request  for  video  conferencing.  A  party  or  witness seeking a video conferencing proceeding shall do so by making a request in the form prescribed in Schedule II.

6.2 Any proposal to move a request to for video conferencing should first be discussed with the other party or parties to the proceeding, except where it is not possible or inappropriate, for example in cases such as urgent applications.

6.3 On receipt of such a request and upon hearing all concerned persons,  the  Court  will  pass  an  appropriate  order  after ascertaining that the application is not filed with an intention to impede a fair trial or to delay the proceedings.

6.4 While allowing a request for video conferencing, the Court may also fix the schedule for convening the video conferencing. FAO-3745-2024                                                                       ::9::

6.5 In case the video conferencing event is convened for making oral submissions, the order may require the Advocate or party in person to submit written arguments and precedents, if any, in advance on the official email ID of the concerned Court.

6.6 Costs, if directed to be paid, shall be deposited within the prescribed time, commencing from the date on which the order convening proceedings through video conferencing is received.

7. Service of Summons

Summons issued to a witness who is to be examined through video  conferencing,  shall  mention  the  date,  time  and  venue  of  the concerned  Remote  Point  and  shall  direct  the  witness  to  attend  in person along with proof of identity or an affidavit to that effect. The existing rules regarding service of summons and the consequences for non-attendance, as provided in the CPC and CrPC shall apply with respect to service of summons for proceedings conducted by video conferencing.

8. Examination of persons

8.1  Any  person  being  examined,  including  a  witness  shall, before being examined through video conferencing, produce and file proof of identity by submitting an identity document issued or  duly  recognized  by  the  Government  of  India,  State Government,  Union  Territory,  or  in  the  absence  of  such  a document, an affidavit attested by any of the authorities referred to in Section 139 of the CPC or Section 297 of the CrPC, as the case maybe. The affidavit will inter alia state that the person, who is shown to be the party to the proceedings or as a witness, is the same person, who is to depose at the virtual hearing. A copy of the proof of identity or affidavit, as the case may be, will be made available to the opposite party.

8.2  The  person  being  examined  will  ordinarily  be  examined during the working hours of the concerned Court or at such time as the Court may deem fit. The oath will be administered to the person being examined by the Coordinator at the Court Point.

8.3 Where the person being examined, or the accused to be tried, is in custody, the statement or, as the case may be, the testimony, may be recorded through video conferencing. The Court shall provide  adequate  opportunity  to  the  under-trial  prisoner  to consult in privacy with their counsel before, during and after the video conferencing.

8.4  Subject  to  the  provisions  for  examination  of  witnesses 2024.10.15 15:18 contained in the Evidence Act, before the examination of the FAO-3745-2024                                                                       ::10:: witness, the documents, if any, sought to be relied upon shall be transmitted by the applicant to the witness, so that the witness acquires familiarity with the said documents. The applicant will file an acknowledgment with the Court in this behalf.

8.5  If  a  person  is  examined  with  reference  to  a  particular document then the summons to witness must be accompanied by a  duly  certified  photocopy  of  the  document.  The  original document should be exhibited at the Court Point in accordance with the deposition of the concerned person being examined.

8.6 The Court would be at liberty to record the demeanour of the person being examined.

8.7  The  Court  will  note  the  objections  raised  during  the deposition of the person being examined and rule on them.

8.8 The  Court  shall  obtain  the  signature  of  the  person  being examined on the transcript once the examination is concluded. The signed transcript will form part of the record of the judicial proceedings. The signature on the transcript of the person being examined shall be obtained in either of the following ways:

8.8.1  If  digital  signatures  are  available  at  both  the concerned Court Point and Remote Point, the soft copy of the transcript digitally signed by the presiding Judge at the 12 Court Point shall be sent by the official e-mail to the Remote Point where a print out of the same will be taken  and  signed  by  the  person  being  examined.  A scanned  copy  of  the  transcript  digitally  signed  by  the Coordinator at the Remote Point would be transmitted by official email of the Court Point. The hard copy of the signed transcript will be dispatched after the testimony is over, preferably within three days by the Coordinator at the  Remote  Point  to  the  Court  Point  by  recognised courier/registered speed post.

8.8.2 If digital signatures are not available, the printout of the transcript shall be signed by the presiding Judge and the representative of the parties, if any, at the Court Point and shall be sent in non-editable scanned format to the official  email  account  of  the  Remote  Point,  where  a printout  of  the  same  will  be  taken  and  signed  by  the person examined and countersigned by the Coordinator at the Remote Point. A non-editable scanned format of the transcript so signed shall be sent by the Coordinator of the Remote Point to the official email account of the Court Point, where a print out of the same will be taken and 2024.10.15 15:18 shall be made a part of the judicial record. The hard copy FAO-3745-2024                                                                       ::11:: would also be dispatched preferably within three days by the Coordinator at the Remote Point to the Court Point by recognised courier/registered speed post.

8.9  An  audio-visual  recording  of  the  examination  of  person examined shall be preserved. An encrypted master copy with hash value shall be retained as a part of the record.

8.10 The Court may, at the request of a person to be examined, or on its own motion, taking into account the best interests of the person to be examined, direct appropriate 13 measures to protect  the  privacy  of  the  person  examined  bearing  in  mind aspects such as age, gender, physical condition and recognized customs and practices.

8.11 The Coordinator at the Remote Point shall ensure that no person  is  present  at  the  Remote  Point,  save  and  except  the person  being  examined  and  those  whose  presence  is  deemed administratively  necessary  by  the  Coordinator  for  the proceedings to continue.

8.12 The Court may also impose such other conditions as are necessary in a given set of facts for effective recording of the examination (especially to ensure compliance with Rule 5.6.4).

8.13  The  examination  shall,  as  far  as  practicable,  proceed without interruption or the grant of unnecessary adjournments. However, the Court or the Commissioner as the case may be, will be at liberty to determine whether an adjournment should be granted, and if so, on what terms.

8.14 The Court shall be guided by the provisions of the CPC and Chapter XXIII, Part B of the CrPC, the Evidence Act and the IT Act while examining a person through video conferencing.

8.15 Where a Required Person is not capable of reaching the Court  Point  or  the Remote  Point  due to  sickness  or  physical infirmity, or presence of the required person cannot be secured without undue delay or expense, the Court may authorize the conduct  of  video  conferencing  from  the  place  at  which  such person is located. In such circumstances the Court may direct the use of portable video conferencing systems. Authority in this behalf may be given to the concerned Coordinator and/or any person deemed fit by the Court.

8.16 Subject to such orders as the Court may pass, in case any party  or  person  authorized  by  the  party  is  desirous  of  being physically present at the Remote Point at the time of recording FAO-3745-2024                                                                       ::12:: of the testimony, such a party shall make its own arrangement for appearance /representation at the Remote Point.

9. Exhibiting or Showing Documents to Witness or Accused at a Remote Point

If in the course of examination of a person at a Remote Point by video conferencing, it is necessary to show a document to the person, the  Court  may  permit  the  document  to  be  shown  in  the  following manner:

9.1 If the document is at the Court Point, by transmitting a copy or image of the document to the Remote Point electronically, including through a document visualizer; or

9.2 If the document is at the Remote Point, by putting it to the person and transmitting a copy/image of the same to the Court Point  electronically  including  through  a  document  visualizer. The hard copy of the document counter signed by the witness and  the  Coordinator  at  the  Remote  Point  shall  be  dispatched thereafter  to  the  Court  Point  via  authorized  courier/registered speed  post  or  any  other  authorized  means  such  as  special messenger etc.

10. Ensuring seamless video conferencing

10.1 The Advocate or Required Person, shall address the Court by video conferencing from a specified Remote Point on the date and time specified in the order issued by the Court. The presence of the coordinator will not be necessary at the Remote point where arguments are to be addressed by an advocate or party in person before the Court.

10.2 If the proceedings are carried out from any of the Remote Point(s)  (in  situations  described  in  Rules  5.3.1  to  5.3.9)  the Coordinator at such Remote Point shall ensure compliance of all technical  requirements.  However,  if  the  proceedings  are conducted  from  a  Remote  Point  falling  in  the  situation contemplated under Rule 5.3.10, such as an Advocate's office, the Coordinator at the Court Point shall ensure compliance of all technical  requirements  for  conducting  video  conferencing  at both the Court Point and the Remote Point.

10.3 The Coordinator at the Court Point shall be in contact with the concerned Advocate or the Required Person and guide them in regard to the fulfilment of technical and other requirements for executing a successful hearing through video conferencing. Any problems faced by such Remote Users shall be resolved by VINAY MAHAJAN the Court Point Coordinator. The Court Point Coordinator shall FAO-3745-2024                                                                       ::13:: inter alia share the link of the video conferencing hearing with such Remote Users.

10.4 The Coordinator at the Court Point shall ensure that any document or audio-visual files, emailed by the Remote User, are duly received at the Court Point.

10.5 The Coordinator at the Court Point shall also conduct a trial video  conferencing,  preferably  30  minutes  prior  to  scheduled video  conferencing  in  order  to  ensure  that  all  the  technical systems are in working condition at both the Court Point and the Remote Point.

10.6 At the scheduled time, the Coordinator at the Court Point shall connect the Remote User to the Court.

10.7 On completion of the video conferencing proceeding, the Court shall mention in the order sheet the time and duration of the proceeding, the software used (in case the 16 software used is  not  the  Designated  Video  Conferencing  Software),  the issue(s) on which the Court was addressed and the documents if any that were produced and transmitted online. In case a digital recording is tendered, the Court shall record its duration in the order sheet along with all other requisite details.

10.8 The Court shall also record its satisfaction as to clarity, sound and connectivity for both Court Users and Remote Users.

10.9 On the completion of video conferencing, if a Remote User is of the opinion that they were prejudiced due to poor video and/or audio quality, the Remote User shall immediately inform the  Coordinator  at  the  Court  Point,  who  shall  in  turn, communicate this information to the Court without any delay. The Court shall consider the grievance and if it finds substance in the grievance may declare the hearing to be incomplete and the  parties  may  be  asked  to  re-connect  or  make  a  physical appearance in Court.

11. Judicial remand, framing of charge, examination of accused and Proceedings under Section 164 of the CrPC

11.1 The Court may, at its discretion, authorize detention of an accused, frame charges in a criminal trial under the CrPC by video conferencing. However, ordinarily judicial remand in the first  instance  or  police  remand  shall  not  be  granted  through video  conferencing  save  and  except  in  exceptional circumstances for reasons to be recorded in writing.

FAO-3745-2024                                                                       ::14::

11.2 The Court may, in exceptional circumstances, for reasons to be recorded in writing, examine a witness or an accused under Section 164 of the CrPC or record the statement of the accused under  Section  313  CrPC  through  video  conferencing,  while observing all due precautions to ensure that the witness or the accused as the case may 17 be is free of any form of coercion, threat or undue influence. The Court shall ensure compliance with Section 26 of the Evidence Act.

Chapter IV - General Procedure

12. General procedure

12.1 The procedure set out hereafter in this chapter is without prejudice to the procedure indicated elsewhere in these Rules qua specific instances in which proceedings are conducted via video conferencing.

12.2 The Coordinator at the Court Point shall ensure that video conferencing  is  conducted  only  through  a  Designated  Video Conferencing  Software.  However,  in  the  event  of  a  technical glitch during a given proceeding, the concerned Court may for reasons to be recorded permit the use of a software other than the  Designated  Video  Conferencing  Software  for  video conferencing in that particular proceeding.

12.3  The  identity  of  the  person  to  be  examined  shall  be confirmed by the Court with the assistance of the Coordinator at the Remote Point in accordance with Rule 8.1, at the time of recording of the evidence and the same must be reflected in the order sheet of the Court.

12.4 In civil cases, parties requesting for recording statements of the person to be examined by video conferencing shall confirm to the Court, the location of the person, the willingness of such person  to  be  examined  through  video  conferencing  and  the availability of technical facilities for video conferencing at the agreed upon time and place.

12.5 In criminal cases, where the person to be examined is a prosecution witness or a Court witness, or where a person to be examined is a defence witness, the counsel for the prosecution or  defence  counsel,  as  the  case  maybe,  shall  confirm  to  the Court the location of the person, willingness to be examined by video conferencing and the time, place and technical facility for such video conferencing.

FAO-3745-2024                                                                       ::15::

12.6  In  case  the  person  to  be  examined  is  an  accused,  the prosecution  will  confirm  the  location  of  the  accused  at  the Remote Point.

12.7 Video conferencing shall ordinarily take place during the Court hours. However, the Court may pass suitable directions concerning the timing and schedule of video conferencing as the circumstances may warrant.

12.8 If the accused is in custody and not present at the Court Point,  the  Court  will  order  a  multi-point  video  conference between  itself,  the  witness  and  the  accused  in  custody  to facilitate recording of the statement of the witness (including medical or other expert). The Court shall ensure that the defence of  the  accused  is  not  prejudiced  in  any  manner  and  that  the safeguards contained in Rule 8.3 are observed.

12.9 The Coordinator at the Remote Point shall be paid such amount  as  honorarium  as  may  be  directed  by  the  Court  in consultation with the parties.

13. Costs of Video Conferencing

In the absence of rules prescribed by the concerned Court, the Court  may  take  into  consideration  following  circumstances  when determining and/or apportioning the costs of video conferencing:

13.1 In criminal cases, the expenses of the video conferencing facility including expenses involved in preparing soft copies / certified copies of the Court record and transmitting the same to the  Coordinator  at  the  Remote  Point,  and  the  fee  payable  to translator / interpreter / special educator, as the case may be, as also the  fee  payable  to  the Coordinator at the  Remote  Point, shall be borne by such party as directed by the Court.

13.2 In civil cases, generally, the party making the request for recording evidence, through video conferencing shall bear the expenses.

13.3 Besides the above, the Court may also make an order as to expenses as it considers appropriate, taking into account rules / instructions regarding payment of expenses to the complainant and witnesses, as may be prevalent from time to time.

13.4 It shall be open to the Court to waive the costs as warranted in a given situation.

FAO-3745-2024                                                                       ::16::

14. Conduct of Proceedings

14.1  All  Advocates,  Required  Persons,  the  party  in  person and/or  any  other  person  permitted  by  the  Court  to  remain physically or virtually present (hereinafter collectively referred to  as  participants)  shall  abide  by  the  requirements  set  out  in Schedule I.

14.2  Before  the  commencement  of  video  conferencing  all participants,  shall  have  their  presence  recorded.  However,  in case a participant is desirous that their face or name be masked, information to that effect will be furnished to the Court Point Coordinator prior to the commencement of the proceeding.

14.3 The Court Point Coordinator shall send the link / Meeting ID / Room Details via the email Id / mobile number furnished by  the Advocate  or  Required  Person  or  other  participant  20 permitted  to  be  virtually  present  by  the  Court.  Once  the proceedings  have  commenced,  no  other  persons  will  be permitted to participate in the virtual hearing, save and except with the permission of the Court.

14.4 The participants, after joining the hearing shall remain in the virtual lobby if available, until they are admitted to virtual hearing by the Coordinator at the Court Point.

14.5 Participation in the proceedings shall constitute consent by the  participants  to  the  proceedings  being  recorded  by  video conferencing.

14.6  Establishment  and  disconnection  of  links  between  the Court Point and the Remote Point would be regulated by orders of the Court.

14.7 The Court shall satisfy itself that the Advocate, Required Person or any other participant that the Court deems necessary at the Remote Point or the Court Point can be seen and heard clearly and can clearly see and hear the Court.

14.8 To ensure that video conferencing is conducted seamlessly, the  difficulties,  if  any,  experienced  in  connectivity  must  be brought to the notice of the Court at the earliest on the official email  address  and  mobile  number  of  the  Court  Point Coordinator which has been furnished to the participant before the commencement of the virtual hearing. No complaint shall subsequently be entertained.

FAO-3745-2024                                                                       ::17::

14.9 Wherever any proceeding is carried out by the Court under these Rules by taking recourse to video conferencing, this shall specifically be mentioned in the order sheet.

15. Access to Legal Aid Clinics/Camps/Lok Adalats/Jail Adalats

15.1 In conformity  with the provisions of the Legal Services Authorities  Act,  1987  and  the  laws  in  force,  in  proceedings related to Legal Aid Clinics, Camps, Lok Adalats or Jail Adalats, any person who at the Remote Point is in Jail or Prison shall be examined  by  the  Chairman  /  Secretary  of  the  District  Legal Service  Authority  or  Taluka  Legal  Service  Committee  or Members of Lok Adalats before passing any award or orders in accordance with law.

15.2 Such award or order shall have the same force as if it was passed by the regular Lok Adalat or Jail Adalat.

15.3 Copy of the award or order and the record of proceedings shall be sent to the Remote Point.

16. Allowing persons who are not parties to the case to view the proceedings

16.1  In  order  to  observe  the  requirement  of  an  open  Court proceeding,  members  of  the  public  will  be  allowed  to  view Court  hearings  conducted through  video  conferencing,  except proceedings  ordered  for  reasons  recorded  in  writing  to  be conducted  in-camera  .  The  Court  shall  endeavour  to  make available sufficient links (consistent with available bandwidth) for accessing the proceedings.

16.2 Where, for any reason, a person unconnected with the case is present at the Remote Point, that person shall be identified by the  Coordinator  at  the  Remote  Point  at  the  start  of  the proceedings and the purpose of the presence of that person shall be  conveyed  to  the  Court.    Such  a  person  shall  continue  to remain present only if ordered so by the Court.

Chapter V ? Miscellaneous

17. Reference to Words and Expressions

Words and expressions used and not defined in these Rules shall have the same meaning as assigned to them in the CPC, the CrPC, Evidence Act, IT Act, and the General Clauses Act, 1897.

FAO-3745-2024                                                                       ::18::

18. Power to Relax

The High Court may if satisfied that the operation of any Rule is causing  undue  hardship,  by  an  order  dispense  with  or  relax  the requirements  of  that  Rule  to  such  extent  and  subject  to  such conditions, as may be stipulated to deal with the case in a just and equitable manner.

19. Residual Provisions

Matters with respect to which no express provision has been made in these Rules, shall be decided by the Court consistent with the principle of furthering the interests of justice.

SCHEDULE I

1. All  participants  shall  wear  sober  attire  consistent  with  the dignity  of  the  proceedings.  Advocates  shall  be  appropriately dressed  in  professional  attire  prescribed  under  the Advocates Act, 1961. Police officials shall appear in the uniform prescribed for police officials under the relevant statute or orders. The attire for judicial officers and Court staff will be as specified in the relevant rules prescribed in that behalf by the High Court. The decision of the Presiding Judge or officer as to the dress code will be final.

2.  Proceedings  shall  be  conducted  at  the  appointed  date  and time. Punctuality shall be scrupulously observed.

3. The case will be called out and appearances shall be recorded on the direction of the Court.

4. Every participant shall adhere to the courtesies and protocol that are followed in a physical Court. Judges will be addressed as "Madam/Sir" or "Your Honour". Officers will be addressed by  their  designation  such  as  "Bench  Officer/Court  Master". Advocates  will  be  addressed  as  "Learned  Counsel/Senior Counsel"

5.  Advocates,  Required  Persons,  parties  in  person  and  other participants shall keep their microphones muted till such time as they are called upon to make submissions.

6. Remote Users shall ensure that their devices are free from malware.

7. Remote Users and the Coordinator at the Remote Point shall ensure that the Remote Point is situated in a quiet location, is 2024.10.15 15:18 properly  secured  and  has  sufficient  internet  coverage.  Any FAO-3745-2024                                                                       ::19:: unwarranted disturbance caused during video conferencing may if the Presiding Judge so directs render the proceedings non-est.

8. All participants' cell phones shall remain switched off or in air-plane mode during the proceedings.

9.  All participants should endeavour to look into the camera, remain attentive and not engage in any other activity during the course of the proceedings".

In view of the above guidelines, the matter is remitted back to the Family Court, Panchkula with direction to proceed further in accordance with law. Disposed of.

( SUDHIR SINGH ) JUDGE

( JASJIT SINGH BEDI ) JUDGE October 04, 2024 Vinay

FAO-3745-2024 ::1:: IN THE HIGH COURT OF PUNJAB & HARYANA AT CHANDIGARH FAO-3745-2024 Date of Decision:-04.10.2024 Arpan Sandhir ……Appellant. Versus Tejal Singla ……Respondent. CORAM:- HON'BLE MR. JUSTICE SUDHIR SINGH HON'BLE MR. JUSTICE JASJIT SINGH BEDI Present: Mr. Rakesh Mohan Dutta, Advocate for the Appellant. Mr. Yogesh Goel, Advocate, Mr. Lakshay Goel, Advocate for the respondent. ***